Términos y Condiciones de Uso

Este acuerdo se celebra entre One Consulting SAS, identificada como proveedor de la plataforma (en adelante, el "Proveedor"), y la persona natural o jurídica que se registra y utiliza NeitBen POS (en adelante, el "Usuario" o el "Negocio").

El Usuario declara tener capacidad legal para contratar conforme al artículo 1502 del Código Civil colombiano y, si actúa en nombre de una persona jurídica, contar con facultades de representación suficientes.

• Plataforma / Servicio: el conjunto de aplicaciones móviles, aplicaciones web, APIs, servicios en la nube y documentación identificados bajo la marca NeitBen POS.
• Cuenta: el registro único asociado a un Negocio, identificado por un business_code de 6 caracteres que permite autenticar al Usuario en cualquier dispositivo autorizado.
• Negocio: la persona natural o jurídica titular de la Cuenta, responsable de las operaciones comerciales registradas en la plataforma.
• Usuario del sistema: administrador, cajero o dueño autorizado por el Negocio para operar la plataforma con un rol específico.
• Contenido del Usuario: toda la información ingresada o generada por el Negocio mediante la plataforma: productos, ventas, clientes, proveedores, fiados, cuadres, imágenes, etc.
• Plan: la modalidad de suscripción contratada (Arranque, Negocio, Multi-sucursal u otras ofertas comerciales vigentes).

NeitBen POS es una plataforma de punto de venta y gestión comercial diseñada para micro, pequeñas y medianas empresas en Colombia. El servicio incluye, entre otras funciones, registro de ventas, control de inventario, gestión de fiados, cuadre de caja, reportes financieros y sincronización entre dispositivos.

La plataforma opera bajo un modelo offline-first: las funciones esenciales están disponibles sin conexión a internet, y los datos se sincronizan con la nube cuando existe conectividad, si el Usuario activa esta función.

NeitBen POS no es una entidad financiera, ni un procesador de pagos, ni un software contable certificado, ni un proveedor tecnológico de facturación electrónica ante la DIAN. El Usuario es responsable de cumplir con sus obligaciones fiscales, contables y regulatorias.

El Proveedor concede al Usuario una licencia limitada, no exclusiva, intransferible, revocable y sin sublicencia para usar la plataforma exclusivamente con fines comerciales lícitos propios del Negocio y durante la vigencia de la suscripción.

Esta licencia no autoriza al Usuario a:

• Copiar, modificar, distribuir, vender, arrendar, sublicenciar o crear obras derivadas del software.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el código, salvo en los casos permitidos por ley.
• Utilizar la plataforma para ofrecer servicios comerciales a terceros que sustituyan o compitan con NeitBen POS.

Para usar la plataforma el Negocio debe crear una Cuenta, proporcionando información veraz y actualizada. El Proveedor asigna un business_code único que funciona como identificador global para autenticarse desde cualquier dispositivo.

El Usuario es el único responsable de la confidencialidad de sus credenciales (contraseñas, PIN de cajero, tokens de sesión) y de todas las operaciones realizadas desde su Cuenta. Debe notificar al Proveedor de inmediato ante cualquier sospecha de uso no autorizado.

El Proveedor podrá suspender o cancelar la Cuenta si detecta uso fraudulento, suplantación de identidad o incumplimiento grave de estos Términos.

NeitBen POS ofrece distintos Planes de suscripción (Arranque, Negocio, Multi-sucursal u otras modalidades vigentes). Los precios, inclusiones y límites de cada Plan se publican en neitbenpos.com/#precios y pueden actualizarse de tiempo en tiempo conforme a la cláusula 8.

El pago se realiza a través de las pasarelas autorizadas (ePayco y Wompi) en periodicidad mensual o anual, según el Plan. El incumplimiento de pago facultará al Proveedor para suspender el acceso a funciones de pago y sincronización, conservando el acceso de solo lectura a los datos locales del dispositivo durante un periodo razonable.

El Plan gratuito (si aplica) podrá tener limitaciones en número de productos, usuarios, transacciones o funciones avanzadas, que se describen en la página de precios.

El Proveedor podrá modificar, agregar o discontinuar funciones de la plataforma, así como ajustar los precios de los Planes, con preaviso no menor a 30 días calendario al correo registrado por el Usuario. El uso continuado tras la vigencia de los cambios constituye aceptación de los mismos.

Los cambios que afecten funciones críticas ya pagadas durante un ciclo de facturación no tendrán efecto retroactivo sobre ese ciclo.

El Usuario se obliga a:

• Utilizar la plataforma únicamente para actividades comerciales lícitas, no reñidas con el orden público, las buenas costumbres o normas tributarias, aduaneras, laborales y de lavado de activos vigentes en Colombia.
• Registrar información veraz de sus clientes, proveedores, productos y transacciones.
• Gestionar y proteger los datos personales de sus clientes y empleados conforme a la Ley 1581 de 2012, actuando como Responsable del Tratamiento.
• Mantener actualizada la información de su Cuenta y los datos de facturación.
• Abstenerse de compartir credenciales con terceros ajenos al Negocio.

Está expresamente prohibido al Usuario:

• Registrar transacciones falsas o ficticias para defraudar al fisco, a entidades financieras, a clientes o a terceros.
• Emplear la plataforma en actividades ilícitas, incluyendo lavado de activos, financiación del terrorismo, comercio de bienes o servicios prohibidos por la ley.
• Cargar software malicioso, virus, scripts o contenido que altere el funcionamiento del servicio o afecte a otros Usuarios.
• Intentar acceder a datos de otros Negocios o evadir los mecanismos de aislamiento multi-tenant del servicio.
• Realizar pruebas de penetración, escaneos automatizados o actividades de seguridad ofensiva sin autorización escrita previa del Proveedor.

El incumplimiento de esta cláusula facultará al Proveedor para suspender o cancelar la Cuenta sin derecho a reembolso, sin perjuicio de las acciones legales que procedan.

El Proveedor realizará esfuerzos razonables para mantener el servicio disponible y operativo. Sin embargo, dada la naturaleza offline-first de la plataforma, las interrupciones de la nube no impiden el uso local de las funciones esenciales del POS.

El Proveedor podrá realizar mantenimientos programados, y se reserva el derecho de suspender temporalmente el servicio por motivos técnicos, de seguridad o fuerza mayor, notificando cuando sea razonablemente posible.

Ningún porcentaje específico de uptime se garantiza salvo pacto expreso y escrito en un acuerdo de nivel de servicio (SLA) independiente.

El Contenido del Usuario es y seguirá siendo propiedad del Negocio. El Proveedor actúa como Encargado del Tratamiento y los procesa exclusivamente para prestar el servicio contratado.

El Usuario tiene derecho a exportar sus datos en cualquier momento a través de las herramientas provistas por la plataforma. Tras la terminación de la Cuenta, los datos permanecerán disponibles para exportación durante un plazo de 30 días calendario, vencido el cual serán eliminados de los servidores, salvo obligación legal de retención.

El Proveedor realiza respaldos cifrados diarios con retención conforme a su política interna, sin que ello exima al Usuario de mantener sus propias copias de seguridad para datos críticos.

El tratamiento de datos personales se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes. Los detalles sobre finalidades, derechos ARCO, retención y medidas de seguridad están en la Política de Tratamiento de Datos Personales, que forma parte integral de estos Términos.

La autoridad competente en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Todos los derechos sobre la plataforma, incluyendo código fuente, diseño, logotipos, marcas, íconos, documentación, interfaces gráficas, bases de datos y demás elementos, son de propiedad exclusiva de One Consulting SAS y se encuentran protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 y los tratados internacionales aplicables.

La marca NeitBen POS y demás signos distintivos son de uso exclusivo de One Consulting SAS. Queda prohibida su reproducción o uso sin autorización escrita previa.

El Usuario conserva todos los derechos sobre el Contenido del Usuario que ingresa a la plataforma.

La plataforma puede integrarse con servicios de terceros (pasarelas de pago como ePayco y Wompi, tiendas de aplicaciones como Google Play, servicios de mensajería como WhatsApp, entre otros). El uso de dichos servicios está sujeto a los términos y políticas de esos terceros, respecto de los cuales el Proveedor no asume responsabilidad.

El Proveedor puede descontinuar una integración si el proveedor tercero modifica sus condiciones, precios o disponibilidad, sin que ello constituya incumplimiento de estos Términos.

El Usuario es el único responsable del cumplimiento de sus obligaciones tributarias ante la DIAN y demás autoridades, incluyendo la emisión de factura electrónica de venta, el pago de impuestos, retenciones y la presentación de declaraciones.

Los reportes, totales y movimientos de caja generados por la plataforma tienen carácter informativo y operativo, y no sustituyen la contabilidad formal ni la asesoría de un contador público.

La plataforma se provee "tal cual" y "según disponibilidad". Dentro de los límites permitidos por la ley, el Proveedor no otorga garantías expresas o implícitas sobre la continuidad ininterrumpida, la ausencia total de errores, la idoneidad para un propósito particular, o el cumplimiento de expectativas comerciales específicas del Usuario.

En ningún caso el Proveedor será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades, pérdida de datos no atribuible a culpa grave del Proveedor, o daños punitivos, aun cuando hubiera sido advertido de su posibilidad.

La responsabilidad total acumulada del Proveedor, por cualquier causa relacionada con el servicio, se limita al monto efectivamente pagado por el Usuario durante los doce (12) meses anteriores al hecho generador de la reclamación. Si el Usuario no ha realizado pagos, la responsabilidad máxima se limita a quinientos mil pesos colombianos (COP 500.000).

El Usuario se obliga a mantener indemne a One Consulting SAS, sus socios, empleados y proveedores, frente a toda reclamación, sanción o perjuicio derivado de: (i) el uso indebido de la plataforma, (ii) la información ingresada por el Usuario, (iii) el incumplimiento de sus obligaciones tributarias o regulatorias, y (iv) cualquier conducta que infrinja estos Términos o las leyes aplicables.

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento o retardo en la ejecución de sus obligaciones cuando ello se deba a causas de fuerza mayor o caso fortuito, en los términos del artículo 64 del Código Civil colombiano, incluyendo (sin limitarse a) desastres naturales, cortes masivos de energía o telecomunicaciones, actos de autoridad, pandemias y ciberataques de origen externo.

El Usuario podrá terminar el uso del servicio en cualquier momento cerrando su Cuenta desde las opciones de configuración. El Proveedor podrá suspender o dar por terminado el servicio con preaviso razonable, o de inmediato en caso de incumplimiento grave de estos Términos, fraude, o requerimientos de autoridad competente.

Las cláusulas de propiedad intelectual, limitación de responsabilidad, indemnidad, confidencialidad y resolución de controversias sobrevivirán a la terminación del acuerdo.

Cada parte se obliga a proteger la información confidencial de la otra, a no divulgarla a terceros no autorizados y a usarla exclusivamente para los fines del presente acuerdo. Esta obligación subsiste por un término de tres (3) años desde la terminación del servicio.

El Usuario no podrá ceder los derechos u obligaciones derivados de estos Términos sin autorización escrita previa del Proveedor. El Proveedor podrá cederlos a sociedades filiales, matrices o sucesoras en procesos de reorganización empresarial, notificando al Usuario.

Las comunicaciones entre las partes se realizarán principalmente a través de los correos electrónicos registrados: del lado del Proveedor a cedeno@neitbenpos.com, y del lado del Usuario al correo asociado a su Cuenta. Los avisos dentro de la plataforma (banners, emails transaccionales, notificaciones push) se consideran entregados al momento de su envío.

Las partes procurarán resolver de buena fe y de manera directa cualquier diferencia surgida con ocasión de estos Términos, dentro de un plazo de treinta (30) días calendario contados desde la notificación escrita del conflicto.

De no alcanzarse un acuerdo, la controversia se someterá a la jurisdicción ordinaria de los jueces de la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia, con renuncia expresa a cualquier otra jurisdicción o fuero que pudiera corresponder.

Estos Términos se rigen e interpretan conforme a las leyes de la República de Colombia.

El Proveedor podrá modificar estos Términos para reflejar cambios en el servicio, exigencias regulatorias o buenas prácticas de la industria. Las modificaciones se publicarán en esta misma página y, si implican cambios sustanciales, se notificarán al correo registrado con al menos 30 días de antelación a su entrada en vigencia.

Para cualquier consulta relacionada con estos Términos:

• Razón social: One Consulting SAS
• Producto: NeitBen POS
• Correo NeitBen POS: cedeno@neitbenpos.com
• Teléfono NeitBen POS: +57 320 923 9191
• Correo corporativo One Consulting SAS: info@oneconsultingsas.com
• Sitio corporativo: www.oneconsultingsas.com